Modul 2 DigiMan: Prozessaufnahme und BPMN-Modellierung

Modul 2 der Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager umfasst 40 Unterrichtseinheiten (UE) in fünf Tagen. Es ist das erste Handwerks-Modul: Du lernst, Prozesse systematisch aufzunehmen, mit Interviews und Beobachtung echte Abläufe zu erfassen und sie in BPMN 2.0 zu modellieren. Am Ende modellierst du einen vollständigen Bestellprozess selbstständig.

Ohne sauber aufgenommene Prozesse ist jede Automatisierung ein Blindflug. In der Beratungspraxis sehe ich immer wieder, dass Unternehmen an dieser Stelle den größten blinden Fleck haben. Sie glauben, sie kennen ihre Prozesse. In Wirklichkeit kennen sie das Organigramm, nicht den Ablauf.

Aufbau des Moduls

Modul 2 läuft über fünf Tage. Die ersten drei Tage bauen Werkzeuge auf: Interview-Technik, BPMN-Grundlagen, BPMN-Fortgeschritten. Tag 4 führt Wertstromanalyse und Schwachstellenanalyse ein. Tag 5 ist ein Abschlussprojekt, das alle Methoden verbindet.

Tag	Schwerpunkt	Inhalt
1	Prozesse verstehen und aufnehmen	Prozess-Eisberg, SIPOC, Interview-Technik
2	BPMN 2.0 Grundlagen	Events, Activities, Gateways, erste Modelle
3	BPMN 2.0 Fortgeschritten	Pools, Lanes, KI-gestützte Modellierung
4	Wertstromanalyse	VSM-Grundlagen, Schwachstellen erkennen
5	Abschlussprojekt	Kompletter Prozess, Modellierung, Präsentation

Die Struktur ist bewusst so gewählt, dass du dreimal denselben Prozess anfasst: zuerst im Interview aufnehmen, dann in BPMN modellieren, dann auf Schwachstellen analysieren. Jeder Durchgang bringt neue Erkenntnisse. Das ist kein Zufall, sondern Lerndidaktik.

Prozessaufnahme im Interview

Tag 1 dreht sich um das handwerkliche Fundament. Du lernst drei Methoden der Prozessaufnahme kennen: Interview (die häufigste), Beobachtung (für kritische Stellen) und Dokumentenanalyse (schnell, aber nie vollständig). Das SIPOC-Schema (Supplier, Input, Process, Output, Customer) strukturiert jedes Interview.

Die W-Fragen sind dein Handwerkszeug: Wer macht was, wann, womit, warum, wie lange, mit welchem Ergebnis. Klingt banal, ist aber entscheidend. Du übst typische Interview-Fallen zu vermeiden, zum Beispiel die Soll-Prozess-Falle. Viele Interviewpartner beschreiben nicht den tatsächlichen Ablauf, sondern den Ablauf, von dem sie glauben, dass er stattfinden sollte. Das ist ein Riesenproblem für jede spätere Automatisierung.

Das Gemba-Prinzip wird dir vermutlich in Erinnerung bleiben: Geh dahin, wo die Arbeit wirklich passiert. Nicht ins Besprechungszimmer. An den Schreibtisch, an die Linie, an den Kassenplatz. Was du dort siehst, stimmt selten mit dem überein, was dir Führungskräfte erzählen.

Am Nachmittag probierst du die KI-gestützte Prozesserfassung aus. Du lässt Claude oder ChatGPT aus deinen Interview-Notizen einen ersten Prozess-Entwurf generieren. Nicht als Ersatz für eigenes Denken, sondern als Beschleuniger der Vorarbeit.

BPMN 2.0 in der Praxis

BPMN steht für Business Process Model and Notation. Es ist die internationale Standard-Sprache für Prozessmodellierung, definiert von der Object Management Group. Jeder, der in Deutschland professionell mit Prozessen arbeitet, kann BPMN lesen. Das ist das Mindest-Handwerk.

Tag 2 führt die BPMN-Grundelemente ein:

• Events: Start, Zwischenereignisse, Ende. Kreise in verschiedenen Varianten.
• Activities: Aufgaben und Sub-Prozesse. Die Rechtecke.
• Gateways: Entscheidungen und Parallelität. Rauten.
• Sequenzfluss: Pfeile, die die Reihenfolge zeigen.

Du arbeitest mit dem kostenlosen Editor bpmn.io und modellierst deinen ersten Prozess, typisch ein Urlaubsantrag oder eine Bestellung. An Tag 3 kommen Pools und Lanes dazu, mit denen du Zuständigkeiten sichtbar machst (wer tut was), und du modellierst komplexere Abläufe mit mehreren Entscheidungspunkten. KI-gestützte Modellierung bedeutet hier: Du lässt ein LLM deinen Text in ein BPMN-Grundgerüst übersetzen und verfeinerst es selbst.

Du wirst in fünf Tagen nicht zum BPMN-Profi. Du wirst zum Leser und Ersteller einfacher bis mittelkomplexer Modelle. Das reicht für die allermeisten Automatisierungs-Entscheidungen in KMU-Projekten.

Wertstromanalyse

Tag 4 bringt ein zweites Werkzeug ins Spiel: die Wertstromanalyse (Value Stream Mapping, VSM). Sie stammt aus der Lean-Produktion, ist aber auch im Büro sehr nützlich. Während BPMN die Logik eines Prozesses abbildet, macht VSM Wartezeiten, Liegezeiten und Verschwendung sichtbar.

Du lernst die acht klassischen Verschwendungsarten kennen: Überproduktion, Wartezeit, unnötiger Transport, unpassende Bearbeitung, unnötige Bestände, unnötige Bewegung, Fehler und ungenutztes Mitarbeiterpotenzial. Du übst, in einem realen Ablauf zu benennen, welche dieser Verschwendungsarten wirklich vorkommen. Das ist unbequem, aber nötig.

Kundentakt-Formel, Prozesseffizienz (PCE) und die Abgrenzung von VSM zu klassischen Flussdiagrammen runden den Tag ab. Das Handwerk wirkt zunächst trocken, zahlt sich aber direkt in Modul 3 aus, wo du auf genau diesen Grundlagen Verbesserungen ableiten wirst.

Das Abschlussprojekt

Tag 5 ist das integrierende Projekt. Du bekommst ein Szenario (typisch ein Bestell- oder Reklamationsprozess in einem fiktiven Unternehmen), nimmst den Prozess in Partnerarbeit auf, modellierst ihn in BPMN und präsentierst das Ergebnis. Das Abschlussprojekt dient zwei Zwecken. Du zeigst dir selbst, dass du die Werkzeuge beherrschst. Und du bekommst ein Stück Portfolio, das du später weiterverwenden kannst.

Anschluss an die anderen Module

Modul 2 ist die direkte Vorbereitung auf Modul 3 (Prozessanalyse und Effizienzsteigerung). Ohne sauber modellierten Prozess ist keine Analyse möglich. Später, in Modul 7 (Dokumentenverarbeitung) und Modul 13 (Abschlussprojekt), wirst du immer wieder auf BPMN zurückgreifen. Wer Modul 2 ernst nimmt, hat in Modul 13 einen Startvorteil.

Eine Übersicht über alle Module findest du in der Ratgeber-Pillar zum Berufsbild. Wie die Module logisch aufeinander aufbauen, erklärt dieser Übersichtsartikel. Wer gezielt BPMN-Symbole vertiefen will, findet die passende BPMN-Einführung als Modul-Tiefe im gleichen Silo.

Eine offizielle Referenz zur BPMN-2.0-Spezifikation bietet die Object Management Group. Für die arbeitsmarktliche Einordnung digitaler Kompetenzen ist der Bitkom-Bereich “Digitale Transformation” hilfreich.

FAQ zu Modul 2

Wie lange dauert Modul 2?

Modul 2 dauert fünf Unterrichtstage mit jeweils vier Blöcken à 90 Minuten. Insgesamt 40 UE. Im Vollzeit-Format entspricht das einer Arbeitswoche.

Brauche ich für BPMN Programmierkenntnisse?

Nein. BPMN ist eine grafische Notation, keine Programmiersprache. Du arbeitest im Browser mit dem Editor bpmn.io und ziehst Symbole per Drag and Drop. Wer Power-Point bedienen kann, kann BPMN modellieren.

Was ist der Unterschied zwischen BPMN und Wertstromanalyse?

BPMN zeigt die Logik und Abfolge eines Prozesses. Wertstromanalyse zeigt Wartezeiten, Durchlaufzeiten und Verschwendung. Beide Werkzeuge ergänzen sich. BPMN für die Struktur, VSM für die Effizienz-Optik.

Reicht Modul 2 für die Praxis oder muss ich BPMN vertiefen?

Für die Mehrheit der Automatisierungsprojekte in kleinen und mittleren Unternehmen reicht das BPMN-Niveau aus Modul 2. Wer später in großen Konzernen modelliert, sollte ergänzend BPMN-Zertifikate des OMG anstreben. Das ist aber kein Kursbestandteil.

Kann ich Modul 2 mit Bildungsgutschein finanzieren?

Ja. Der gesamte DigiMan-Kurs ist nach § 81 SGB III über einen Bildungsgutschein zu 100 Prozent förderbar. Modul 2 ist Teil des Gesamtkurses, nicht einzeln buchbar. Kosten ohne Förderung: 9.662,40 Euro, mit Bildungsgutschein 0 Euro.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. Er ist promovierter Naturwissenschaftler und arbeitet seit über zehn Jahren an der Schnittstelle von Bildung und Digitalisierung. Mehr zum Autor auf der Autoren-Seite.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger. Kontakt und Terminbuchung über skill-sprinters.de/termin.

Vor der Buchung: die richtigen Fragen stellen

Bevor du dich für eine Weiterbildung entscheidest, prüfe bei jedem Anbieter, ob das Curriculum wirklich so tief geht, wie es im Marketing klingt. Unser kostenloses PDF “27 Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest” gibt dir eine Checkliste an die Hand, mit der du ein Beratungsgespräch strukturieren kannst.

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