Modul 3 DigiMan: Prozessanalyse und Effizienzsteigerung

Modul 3 der Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager umfasst 40 Unterrichtseinheiten (UE) in fünf Tagen. Es ist das analytische Kernmodul: Du lernst, in aufgenommenen Prozessen systematisch Schwachstellen zu finden, Ursachen zu identifizieren und Verbesserungen zu priorisieren. Am Ende löst du in einem Planspiel einen kompletten Analysefall durchgängig mit allen Werkzeugen.

Automatisierung ohne saubere Analyse ist sinnlos. Wer einen ineffizienten Prozess automatisiert, bekommt eine schnelle ineffiziente Maschine. In unseren Kursen sehen wir immer wieder, dass gerade dieser Schritt in Projekten übersprungen wird. Ergebnis: teure Automatisierungen ohne Nutzen.

Aufbau im Curriculum

Modul 3 läuft über fünf Tage. Jeder Tag führt ein Werkzeug oder Modell ein. Am letzten Tag werden alle Methoden in einem Planspiel integriert.

Tag	Schwerpunkt	Inhalt
1	Vertiefte Wertstromanalyse	Soll-Konzept, Kundentakt, Verschwendung
2	Analysewerkzeuge	Pareto, Ishikawa, 5-Why-Methode
3	KPI-Systeme	Kennzahlen für Prozessleistung
4	Prozessreifegradmodelle	CMMI, SPICE, Einordnung
5	Planspiel	Ist-Analyse, Priorisierung, Roadmap

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt. Vom vertieften Ist-Bild über die Schwachstellenanalyse, das Messen, die Einordnung bis zur integrierten Anwendung baut jeder Tag auf dem vorherigen auf.

Vertiefte Wertstromanalyse

Tag 1 baut auf Modul 2 auf. Du kennst VSM bereits als Werkzeug zur Visualisierung. Jetzt geht es um die fünf Phasen der Ist-Aufnahme und die acht Gestaltungsrichtlinien für den Soll-Wertstrom. Kernfrage: Wie sieht der Prozess aus, wenn wir ihn ohne Verschwendung neu denken?

Du lernst die Kundentakt-Formel kennen (Nettoarbeitszeit geteilt durch Kundenbedarf). Sie sagt dir, wie schnell ein Prozess liefern muss, um mit dem Markt Schritt zu halten. Das klingt abstrakt, ist aber ein handfestes Steuerungsinstrument. Wer seine Durchlaufzeit kennt und sie mit dem Kundentakt vergleicht, sieht sofort wo das Bottleneck liegt.

Die Prozesseffizienz (PCE, Process Cycle Efficiency) ist der zweite wichtige Begriff: wertschöpfende Zeit geteilt durch Gesamtdurchlaufzeit. In Büroprozessen liegt die PCE in der Praxis oft unter 10 Prozent. Nur ein Zehntel der Zeit passiert wirklich etwas. Der Rest ist Warten, Liegen, Suchen.

Pareto und Ishikawa

Tag 2 führt zwei klassische Werkzeuge ein. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) besagt, dass oft 20 Prozent der Ursachen 80 Prozent der Probleme verursachen. In einem Pareto-Diagramm sortierst du Fehlerarten nach Häufigkeit und zeichnest die kumulative Linie. Das zeigt, wo du zuerst ansetzen musst.

Das Ishikawa-Diagramm (auch Fischgräten- oder Ursache-Wirkungs-Diagramm) strukturiert die Ursachensuche entlang typischer Kategorien: Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt, Messung. Du formulierst ein Problem als “Kopf” und arbeitest Richtung Ursachen. Das klingt trivial, zwingt aber zur Systematik, wo sonst meist improvisiert wird.

Die 5-Why-Methode ergänzt Ishikawa. Bei jeder Ursache fragst du fünfmal “warum?”. So kommst du von Symptomen zu Wurzeln. Die drei Werkzeuge (Pareto, Ishikawa, 5-Why) bilden einen Analyse-Trichter: Pareto filtert, Ishikawa strukturiert, 5-Why vertieft.

KPI-Systeme für Prozesse

Tag 3 dreht sich um Prozess-Kennzahlen. Du lernst KPI-Steckbriefe zu erstellen. Ein sauberer Steckbrief enthält: Name, Zweck, Formel, Datenquelle, Zielwert, Verantwortlicher, Erhebungsfrequenz. Ohne Steckbrief wird jede KPI mit der Zeit unklar interpretiert.

Typische Prozess-KPIs sind Durchlaufzeit, First-Pass-Yield, Fehlerquote, Servicelevel und Auslastung. Du übst, für einen gegebenen Prozess drei bis fünf passende KPIs auszuwählen und sauber zu definieren. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Lead (vorausschauend) und Lag (rückblickend). Wer nur Lag-KPIs misst, fährt mit Blick in den Rückspiegel.

Reifegradmodelle: CMMI und SPICE

Tag 4 bringt die strategische Einordnung. CMMI (Capability Maturity Model Integration) und SPICE sind Reifegradmodelle, die Prozesse auf einer Skala (typisch 1 bis 5) bewerten. Stufe 1 ist ad-hoc, Stufe 5 ist optimiert und kontinuierlich verbessert. Du lernst, einen Prozess anhand der Kriterien einzuordnen und daraus eine Entwicklungsrichtung abzuleiten.

Reifegradmodelle werden in Projekten oft als Diagnose-Werkzeug genutzt. Wo stehen wir, wo wollen wir hin, was fehlt dazwischen. Für Digitalisierungsmanager ist das wichtig, weil Automatisierungsentscheidungen vom Reifegrad abhängen. Ein Prozess auf Stufe 1 lässt sich nicht sinnvoll automatisieren, bevor er auf Stufe 3 stabilisiert ist.

Wer das unterschätzt, verbrennt Projektbudget. Wir sehen in der Praxis regelmäßig Firmen, die RPA-Bots auf einen Prozess werfen, der nicht mal halbwegs standardisiert ist. Nach sechs Monaten fliegt der Bot wieder raus, weil er permanent auf Sonderfälle läuft. Die Analysephase hätte das aufgedeckt.

Planspiel am letzten Tag

Tag 5 ist ein integratives Planspiel. Du bekommst ein umfangreiches Fallszenario (typisch ein mittelständisches Unternehmen mit dokumentiertem Ist-Prozess) und wendest alle Methoden der Woche hintereinander an: VSM, Pareto, Ishikawa, KPIs, Reifegradeinschätzung. Am Ende präsentierst du in Kleingruppen eine Verbesserungs-Roadmap mit Priorisierung, Aufwand und erwartetem Nutzen.

Die Gap-Analyse ist das verbindende Element. Wo ist der Ist-Zustand, wo der Soll-Zustand, was ist die Lücke dazwischen, welche Maßnahmen schließen sie in welcher Reihenfolge? Das ist der Denkrahmen, mit dem du später im Beruf Digitalisierungsprojekte strukturieren wirst.

Einordnung ins Gesamtcurriculum

Modul 3 ist die Brücke zwischen Prozessverständnis (Module 1-2) und Werkzeugen (Module 4-9). Ohne saubere Analyse weißt du nicht, welches Werkzeug du brauchst. In Modul 4 (Einführung Prozessautomatisierung mit KI) greifst du direkt auf die Analyse-Methoden zurück, um zu entscheiden, wo KI sinnvoll einsetzbar ist.

Einen Überblick über alle Module gibt die Ratgeber-Pillar. Wer wissen will, welches Modul als das schwerste gilt, liest die ehrliche Einordnung. Die Fortsetzung in der Werkzeugwelt beginnt mit Modul 4 zu KI-Grundlagen.

Eine fundierte Einführung in Prozess-Kennzahlen bietet das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Für die breitere betriebswirtschaftliche Einordnung von Prozessmanagement ist die DIHK eine gute Anlaufstelle.

FAQ zu Modul 3

Wie viele Tage dauert Modul 3?

Fünf Tage, 40 UE insgesamt. Das entspricht einer Vollzeit-Arbeitswoche.

Brauche ich mathematische Vorkenntnisse für KPI-Systeme?

Rechnen auf Schulniveau reicht. Du erstellst keine statistischen Modelle, sondern arbeitest mit Zählungen, Prozentwerten, Summen, Durchschnittswerten. Wer Excel-Grundlagen beherrscht, kommt durch das Modul ohne Probleme.

Muss ich Pareto und Ishikawa auswendig können?

Du musst sie anwenden können, nicht auswendig lernen. Im Planspiel und im späteren Abschlussprojekt (Modul 13) wirst du beide Methoden aktiv nutzen. Reines Auswendiglernen hilft nicht weiter.

Was ist der Unterschied zwischen CMMI und dem Reifegrad aus Modul 1?

Modul 1 führt einen breiten KMU-Reifegradcheck ein, der die ganze Organisation bewertet. CMMI in Modul 3 fokussiert auf einzelne Prozesse und ihre Entwicklungsstufe. Beide Modelle nutzen eine 1-bis-5-Skala, meinen aber unterschiedliche Ebenen.

Kann ich Modul 3 mit Bildungsgutschein finanzieren?

Ja. Der DigiMan-Kurs ist komplett über Bildungsgutschein nach § 81 SGB III förderbar, AZAV-zertifiziert über DEKRA. Kosten ohne Förderung 9.662,40 Euro, mit Bildungsgutschein 0 Euro.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. Er ist promovierter Naturwissenschaftler und arbeitet seit über zehn Jahren an der Schnittstelle von Bildung und Digitalisierung. Mehr zum Autor auf der Autoren-Seite.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger. Kontakt und Terminbuchung über skill-sprinters.de/termin.

Vor der Buchung: die richtigen Fragen stellen

Bevor du dich für eine Weiterbildung entscheidest, prüfe bei jedem Anbieter, ob das Curriculum wirklich so tief geht, wie es im Marketing klingt. Unser kostenloses PDF “27 Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest” gibt dir eine Checkliste an die Hand, mit der du ein Beratungsgespräch strukturieren kannst.

27 Fragen als PDF herunterladen