Chatbot für ein konkretes Unternehmen entwickeln: Anleitung

Ein Chatbot für ein konkretes kleines Unternehmen ist eins der eindrucksvollsten Portfolio-Stücke, das du als Digitalisierungsmanager bauen kannst. Er zeigt, dass du Sprachmodelle einsetzen kannst, dass du Kundenanfragen verstehst und dass du eine komplette Lösung von der Idee bis zur Übergabe bringst. Dieser Ratgeber zeigt, wie du so einen Chatbot planst, baust und dokumentierst, ohne programmieren zu müssen.

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass Chatbots eins der Themen sind, bei denen Teilnehmer am meisten Respekt haben. Zu Unrecht: Mit den Werkzeugen aus Modul 8 der DigiMan-Weiterbildung lässt sich ein solider Prototyp in einer Woche bauen. Entscheidend ist weniger die Technik als die saubere Planung der Dialoge.

Warum ein Chatbot Portfolio-tauglich ist

Drei Gründe sprechen dafür. Ein funktionierender Chatbot ist sofort beeindruckend, auch wenn er technisch einfach ist. Er hat klaren Geschäftsbezug, weil jedes kleine Unternehmen Routinefragen hat, die ein Bot beantworten kann. Und er ist ein Zukunftsthema, für das sich Unternehmen aktuell stark interessieren.

Die Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager umfasst in Modul 8 insgesamt 72 Unterrichtseinheiten zu Chatbots, KI-Agenten und konversationsorientierten Schnittstellen. Einen vertiefenden Einstieg bietet der Artikel Chatbot-Konzepte ohne Programmierung verstehen.

Welches Unternehmen als Beispiel taugt

Nicht jedes Unternehmen ist gleich gut geeignet. Vier Kriterien machen den Unterschied:

• Klare Dienstleistung. Ein einfaches Leistungsangebot ist leichter zu modellieren.
• Wiederkehrende Fragen. Ein überschaubarer Fragekatalog lässt sich gut abdecken.
• Offene Ansprechperson, mit der du Rückfragen klären kannst.
• Kleiner Umfang. Keine hochregulierte Branche, keine Gesundheits- oder Rechtsfragen im Kern.

Typische Kandidaten sind Friseursalons, kleine Schreinereien, Physiotherapie-Praxen, Sportvereine, Veranstaltungsorte oder lokale Dienstleister. Nicht geeignet sind Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder Finanzberater, weil dort schnell medizinische oder rechtliche Fragen auftreten, die ein Chatbot nicht übernehmen darf.

So planst du den Chatbot

Die Planung ist wichtiger als die Umsetzung. Drei Schritte strukturieren die Arbeit.

Sprich mit dem Inhaber oder der Inhaberin. Frage nach den häufigsten Fragen, die Kunden telefonisch oder per E-Mail stellen. Notiere sie. Meist sind es zwischen fünf und 15 wiederkehrende Themen.

Gruppiere die Fragen in Kategorien: Öffnungszeiten, Preise, Terminvereinbarung, Wegbeschreibung, Angebot. Jede Kategorie bekommt einen eigenen Dialog-Pfad.

Definiere die Grenzen. Was soll der Bot nicht beantworten? Beispiel: “Bei medizinischen Fragen verweist der Bot immer auf ein persönliches Gespräch.” Diese Grenzen sind wichtiger als die Antworten selbst.

Die drei Schritte dauern etwa zwei bis drei Stunden. Sie sind die Basis des gesamten Projekts.

Welche Werkzeuge zum Einsatz kommen

Für einen Portfolio-tauglichen Chatbot brauchst du in der Regel drei Komponenten. Eine Plattform für die Benutzeroberfläche, ein Sprachmodell als Verständnis-Engine und einen Datenspeicher für die Inhalte des Unternehmens.

Komponente	Aufgabe	Beispiel aus dem Kurs
Oberfläche	Eingabe und Ausgabe	n8n-Chat-Webhook, Widget
Sprachmodell	Antworten generieren	Claude oder ein offenes Modell
Datenspeicher	Unternehmens-Inhalte	Einfache Textdatei, Tabelle oder Vektordatenbank

Die Weiterbildung behandelt diese Komponenten in Modul 8. Du lernst, wie ein Prompt gebaut wird, der auf den Inhalten des Unternehmens basiert, und wie du den Bot vor unerwünschten Antworten schützt.

Details zum Gesamtrahmen der Weiterbildung findest du in unserer Ratgeber-Pillar zum Berufsbild.

Chatbot testen vor der Übergabe

Ein ungetester Chatbot ist ein halb fertiges Projekt. Drei Test-Arten sind Pflicht:

• Happy-Path-Test. Stelle die zehn häufigsten Fragen und prüfe, ob der Bot passend antwortet. Jede Antwort muss inhaltlich korrekt sein und nicht erfunden.
• Grenzfall-Test. Stelle Fragen, die knapp außerhalb des Kompetenzbereichs liegen. Der Bot muss erkennen, dass er nicht antworten kann, und auf die menschliche Ansprechperson verweisen.
• Missbrauchs-Test. Versuche, den Bot zu falschen Aussagen zu verleiten (widersprüchliche Fragen, Trick-Formulierungen). Der Bot muss stabil bleiben.

Die Tests brauchen etwa einen Tag, sind aber entscheidend für die Qualität. Ohne Tests ist der Bot nicht portfoliofähig.

Dokumentation für das Portfolio

Die Dokumentation folgt dem Standard-Schema, hat aber zwei Besonderheiten. Du zeigst Beispiel-Dialoge, also zwei bis vier echte Gespräche, in denen man sieht, wie der Bot antwortet. Und du erklärst die Grenzen: Welche Fragen kann der Bot nicht beantworten, wie reagiert er dann.

Screenshots von Chat-Verläufen sind das stärkste visuelle Element. Sie sind sofort verständlich und zeigen, dass der Bot läuft. Details zur Darstellung findest du im Ratgeber Bilder, Screenshots, Videos in der Dokumentation.

Alle Daten im Chat-Verlauf müssen anonymisiert sein, bevor sie veröffentlicht werden. Echte Kundennamen oder -daten gehören nicht ins Portfolio. Regeln dazu stehen im Artikel Code teilen oder nicht: Datenschutz im Portfolio.

Wer Use-Cases für Chatbots sucht, findet im Artikel Welche Use-Cases sich besonders eignen weitere Kategorien.

Rechtliche Hinweise zum Einsatz von KI in der Kundenkommunikation gibt der Bitkom-Leitfaden zu KI und Datenschutz. Den Rahmen des EU AI Act regelt die KI-Verordnung auf EUR-Lex.

FAQ zum Chatbot-Projekt

Muss der Chatbot produktiv laufen, um Portfolio-Wert zu haben?

Nein, ein stabiler Prototyp reicht. Wichtig ist, dass er funktioniert und getestet ist. Produktiver Betrieb mit echten Kunden ist ein Bonus, aber kein Muss.

Brauche ich Einwilligung des Unternehmens, um es im Portfolio zu nennen?

Ja. Ohne Einwilligung schreibst du “ein kleiner Dienstleister in der Region X” statt des echten Namens. Mit Einwilligung kannst du das Unternehmen namentlich nennen.

Was kostet die Umsetzung?

Bei kleinen Prototypen meist wenig bis nichts. Kostenlose Tarife der Plattformen und begrenzte API-Nutzung bei Sprachmodellen reichen aus. Wenn der Bot dauerhaft läuft, entstehen monatliche Kosten.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Etwa ein bis zwei Wochen für einen sauberen Prototyp mit Dokumentation. Länger, wenn das Unternehmen sehr viele Themen abdeckt.

Darf der Chatbot juristisch verbindliche Aussagen machen?

Nein. Der Bot darf nur Informationen wiedergeben, die ohnehin öffentlich sind (Öffnungszeiten, Preise, Dienstleistungen). Alle verbindlichen Aussagen (Verträge, Diagnosen, Rechtsauskünfte) muss der Mensch treffen.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. Er ist promovierter Naturwissenschaftler und arbeitet seit über zehn Jahren an der Schnittstelle von Bildung und Digitalisierung. Mehr zum Autor auf der Autoren-Seite.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger. Kontakt und Terminbuchung über skill-sprinters.de/termin.

Chatbot-Grundlagen im Schnupperkurs kennenlernen

Bevor du einen Chatbot für ein echtes Unternehmen baust, lohnt sich der kostenlose Schnupperkurs. Dort siehst du, wie Sprachmodelle in Dialoge eingebunden werden und wie du einen einfachen Bot auf Basis einer Wissens-Grundlage baust.

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