ROI-Berechnungen im Portfolio ehrlich darstellen

Eine ROI-Berechnung (Return on Investment) zeigt, ob sich eine Automatisierung gelohnt hat. Für dein Portfolio ist das ein starkes Werkzeug, solange die Zahlen ehrlich bleiben. Werden sie übertrieben oder erfunden, wird dasselbe Werkzeug zum Schuss ins Knie. Dieser Ratgeber erklärt, wie du einen seriösen ROI berechnest und was du bei der Darstellung unbedingt vermeiden solltest.

In meiner Beratungspraxis sehe ich oft ROI-Werte in Portfolios, die nicht zusammenpassen. Eine Automatisierung, die angeblich 90 Prozent der Arbeit eingespart hat, obwohl der Prozess vorher gar nicht so viel Arbeit gemacht hat. Personaler erkennen solche Zahlen sofort, und ein unglaubwürdiger ROI zerstört den Rest des Projekts. Ehrlichkeit ist hier die einzige sinnvolle Strategie.

ROI im Kontext von Automatisierung

ROI ist das Verhältnis zwischen dem Nutzen einer Maßnahme und den Kosten, die für die Maßnahme angefallen sind. Die klassische Formel lautet: ROI gleich (Nutzen minus Kosten) geteilt durch Kosten, mal 100. Das Ergebnis wird in Prozent angegeben.

Im Kontext einer Automatisierung ist der Nutzen meist die Zeit, die durch die Automatisierung eingespart wird, umgerechnet in Geld. Die Kosten sind die Zeit, die für den Aufbau der Automatisierung gebraucht wurde, ebenfalls in Geld umgerechnet, plus die Kosten für Werkzeuge und Dienste.

Ein Beispiel. Eine Automatisierung spart zwei Stunden pro Woche, die vorher manuell gemacht wurden. Über ein Jahr sind das 96 Stunden. Bei einem angenommenen Stundensatz von 40 Euro sind das 3.840 Euro pro Jahr Ersparnis. Der Aufbau hat 20 Stunden gekostet, also 800 Euro. ROI gleich (3.840 minus 800) geteilt durch 800, mal 100, ergibt 380 Prozent im ersten Jahr.

Häufige Fehler bei ROI-Berechnungen

Vier Fehler tauchen immer wieder auf.

• Überhöhte Stundensätze: 150 Euro pro Stunde als Basis, obwohl der tatsächliche Marktpreis bei 40 Euro liegt
• Keine Laufkosten: monatliche Kosten für Cloud-Dienste oder API-Nutzung werden weggelassen
• Unrealistische Laufzeit: ROI wird auf fünf Jahre gerechnet, obwohl die Lösung nach einem Jahr überholt sein wird
• Ignorierte Nachbetreuung: Wartung, Fehlerbehebung und Anpassungen werden nicht eingerechnet

Alle vier Muster lassen den ROI besser aussehen, als er ist. Personaler erkennen sie sofort, und dein Portfolio-Stück verliert Glaubwürdigkeit.

So rechnest du einen ehrlichen ROI

Fang beim Stundensatz an. Der Durchschnittswert für Büroarbeit in Deutschland liegt bei etwa 30 bis 45 Euro pro Stunde (bruttobezogen auf Arbeitgeberkosten). Wer einen höheren Satz nimmt, muss ihn begründen.

Dann erfasst du die Vollkosten. Zum Aufbau kommen laufende Kosten (Werkzeuge, Wartung, gelegentliche Anpassungen). Eine brauchbare Daumenregel: Die laufenden Kosten pro Jahr liegen bei etwa 20 bis 30 Prozent der einmaligen Aufbau-Kosten.

Begrenze die Laufzeit. Rechne maximal auf zwei bis drei Jahre, bei schnell veralteten Werkzeugen auf ein Jahr. Alles darüber ist Spekulation.

Und gib Bandbreiten an. Statt “1.200 Euro eingespart” schreibst du “1.000 bis 1.400 Euro eingespart, je nach Annahme”. Das signalisiert methodische Vorsicht.

Diese Schritte dauern zusammen etwa eine Stunde. Sie sind die Grundlage für jede seriöse ROI-Angabe.

Transparente Darstellung der Berechnung

Die beste Darstellung zeigt die Rechnung offen. Eine einfache Tabelle mit allen Positionen, keine Blackbox, in der am Ende eine Zahl steht.

Dazu die Annahmen: welcher Stundensatz, welche Zeitersparnis, welche Kosten wurden angesetzt. Jede Annahme mit einer kurzen Begründung.

Und die Einschränkungen. Was deckt die Berechnung nicht ab? Beispiel: “Diese Berechnung berücksichtigt keine Einarbeitungszeit der Mitarbeiter und keine Schulungskosten.”

Details zur allgemeinen Dokumentation findest du im Artikel Praxisprojekte richtig dokumentieren. Wer vorher-nachher-Zahlen erfassen will, findet im Ratgeber Vorher-Nachher-Vergleiche in der Dokumentation die Methodik.

Wenn der ROI negativ ausfällt

Ein negativer ROI kommt vor, besonders bei ersten Projekten. Das ist kein Grund, das Projekt aus dem Portfolio zu nehmen. Im Gegenteil. Ein ehrlich dokumentierter negativer ROI, bei dem du die Gründe analysierst, ist oft wertvoller als ein positiver ROI ohne Reflexion.

Die häufigen Gründe sind meist profan: Der Prozess war vorher nicht so zeitaufwändig wie gedacht. Die Lösung hat mehr Wartung gebraucht als erwartet. Die Nutzer haben die Lösung nicht angenommen.

Wer diese Gründe im Portfolio beschreibt, zeigt Urteilsfähigkeit. Das wiegt in der Praxis oft schwerer als ein glatter Erfolg, weil Personaler sehen: Hier denkt jemand nach, statt nur zu präsentieren.

Umgang mit weichen Faktoren

Nicht alles lässt sich in Euro rechnen. Weniger Fehler, weniger Stress, bessere Stimmung im Team. Solche Faktoren sind real, aber schwer zu bewerten.

Beschreibe sie qualitativ und lass die ROI-Rechnung davon unberührt. Du kannst schreiben: “Neben der monetären Ersparnis haben die Mitarbeiter berichtet, dass sie weniger Fehler in der manuellen Bearbeitung erleben. Dieser Effekt ist nicht im ROI eingerechnet.”

Einen Einstieg in methodische ROI-Bewertung im deutschen Mittelstand bietet das Institut der deutschen Wirtschaft. Zum Thema Digitalisierungsnutzen lohnt sich der Bitkom-Leitfaden zur Digitalisierung. Einen Gesamtüberblick über die Weiterbildung findest du in unserer Ratgeber-Pillar zum Berufsbild.

FAQ zu ROI-Berechnungen

Welchen Stundensatz soll ich als Basis nehmen?

30 bis 45 Euro pro Stunde ist für Büroarbeit realistisch. Höhere Sätze brauchen eine Begründung, etwa wenn es um Fachkräfte in Spezialbereichen geht.

Darf ich Schätzungen im ROI verwenden?

Ja, wenn du sie kennzeichnest und Bandbreiten angibst. Eine Schätzung mit Methode ist besser als eine erfundene exakte Zahl.

Wie detailliert muss die Berechnung sein?

Detailliert genug, dass ein Leser sie nachrechnen kann. Aber nicht so detailliert, dass der Hauptpunkt verloren geht. Fünf bis zehn Positionen sind meist genug.

Was mache ich, wenn die Daten fehlen?

Du rechnest trotzdem, mit klar gekennzeichneten Annahmen. “Wir gehen von X Stunden pro Woche aus, basierend auf einem Gespräch mit der Nutzerin.” Das ist legitim.

Sollte ich ROI als Prozent oder in Euro angeben?

Am besten beides. Die Euro-Zahl ist verständlich, die Prozent-Zahl zeigt das Verhältnis. Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger nach AZAV. Er ist promovierter Naturwissenschaftler und arbeitet seit über zehn Jahren an der Schnittstelle von Bildung und Digitalisierung. Mehr zum Autor auf der Autoren-Seite.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger. Kontakt und Terminbuchung über skill-sprinters.de/termin.

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